Optymalizacja inwestycji w Microsoft
Rozjaśnij swoją strategię zarządzania informacjami. Zabezpiecz produktywność i wynik finansowy – zintegruj dzisiaj M-Files z pakietem Microsoft 365.
Z Wordem, PowerPointem, Excelem, SharePointem i dziesiątkami innych pomocnych narzędzi biurowych, Microsoft 365 stał się nowoczesnym niezbędnym pakietem do zwiększania produktywności dla ogromnej większości organizacji na całym świecie. Chociaż M365 sprawia, że tworzenie treści i współpraca stają się bardziej elastyczne i łatwiejsze, jest to w zasadzie zbiór niezależnych lub luźno powiązanych narzędzi.
Użytkownicy często używają M365 „od razu”, licząc na to, że jakoś uda się stworzyć użyteczne rozwiązanie do zarządzania informacjami. System zarządzania dokumentami opartym na metadanych może być zintegrowany z M365, co pozwala na lepsze wsparcie procesów biznesowych i zarządzania informacjami.
56% organizacji twierdzi, że ich systemy zarządzania dokumentami nie są połączone z innymi istniejącymi systemami.
“SharePoint sprawdza się bardzo dobrze, ale chcieliśmy systemu, który nie zależy od nazwy pliku, aby ludzie mogli z nim pracować, dlatego wybraliśmy M-Files. Możesz zmniejszyć procesy podatne na błędy, umieszczając je w systemie zarządzania dokumentami; poprawiasz jakość swojej pracy i skracasz czas potrzebny do jej wykonania.”
Kierownik ds. Informatyki
Brytyjska firma inżynieryjna
WYZWANIE 1
BAŁAGAN INFORMACYJNY = NISKA PRODUKTYWNOŚĆ
- Narzędzia Microsoft nie obejmują planu ani polityki określającej, jak zarządzana jest informacja.
- Informacje rozprzestrzeniają się po różnych systemach; pracownicy nie mogą znaleźć właściwych informacji.
- Dokumenty są kopiowane, kontrola wersji zawodzi, a zarządzanie dostępem nie może się dostosować do zmian.
- Pracownicy wiedzy tracą czas na szukanie właściwych informacji, są frustrujący i odtwarzają już istniejące rozwiązania, co prowadzi do słabej produktywności.
ROZWIĄZANIE
- M-Files łączy systemy Microsoft i inne, tworząc jedno źródło prawdy dotyczące danych przedsiębiorstwa.
- Możliwości wyszukiwania w M-Files pomagają znaleźć informacje na podstawie tego, czym są, a nie gdzie się znajdują.
- M-Files umożliwia kontrolę nad dostępem do dokumentów, wersjami, publikacją i dystrybucją.
“80% pracowników, którzy brali udział w badaniach, twierdzi, że odtworzyło dokumenty, które już istniały, ponieważ nie mogli ich znaleźć w swojej firmowej sieci. Każdy z działów uważał SharePoint za przydatne narzędzie, ponieważ było dostosowane do ich sposobu pracy. To, co nie działało, to jedno źródło prawdy dla naszych informacji inżynieryjnych na poziomie organizacji. Teraz mamy M-Files jako nasz system zarządzania informacjami inżynieryjnymi, który obsługuje automatyzację procesów, automatyczną klasyfikację, numerację dokumentów oraz przepływy pracy z recenzją i zatwierdzaniem. Udostępniliśmy go także dostawcom, kontrahentom i dostawcom, dzięki czemu prowadzą oni kontrolę dokumentów bezpośrednio w M-Files.”
Kierownik ds. Informacji Cyfrowych
Amerykańska firma naftowa i gazowa
WYZWANIE 2
BRAK KONTEKSTU TREŚCI
- Zarządzanie informacjami polega na manualnych procesach i staranności pracowników.
- M365 brakuje zautomatyzowanych zasad dotyczących nazewnictwa plików lub ich miejsca przechowywania.
- Dokumenty nie są automatycznie powiązane z danymi biznesowymi ani procesami. Procesy biznesowe muszą być śledzone ręcznie, co marnuje czas i pieniądze.
ROZWIĄZANIE
- M-Files łączy dokumenty z danymi biznesowymi, aby napędzać codzienne przepływy pracy i procesy.
- M-Files przewodniczy użytkownikom podczas tworzenia nowych treści lub archiwizowania istniejących dokumentów.
- Szczegóły, takie jak nazwa pliku, uprawnienia czy kolejny recenzent, są zautomatyzowane.
- Przepływy pracy, widoki, zadania i powiadomienia pomagają zachować porządek w codziennej pracy.
4 To średnia liczba odizolowanych repozytoriów danych, które firmy używają do przechowywania informacji.
“Zaletą M-Files jest jego elastyczność i zdolność do dostosowania do różnych potrzeb biznesowych. Możemy używać M-Files we wszystkich naszych projektach rozwoju zarządzania treścią przedsiębiorstwa, ponieważ integracja z innymi systemami biznesowymi przebiega płynnie.”
Lauri Vanhanen
Kierownik systemów do integracji i usług chmurowych w firmie Caruna
WYZWANIE 3
SKOMPLIKOWANE SPEŁNIANIE WYMAGAŃ DOTYCZĄCYCH ZGODNOŚCI
- Spełnianie wymagań dotyczących zgodności wymaga dodatkowej pracy i opiera się na ręcznych czynnościach.
- Ślady audytów zawodzą z powodu problemów z kontrolą dostępu i duplikacji dokumentów.
- Zgodność nie nadąża za tempem działalności biznesowej, a audyty generują zbędne obciążenia.
ROZWIĄZANIE
- M-Files automatyzuje kontrolę dostępu, dostosowując się do tempa i zasad działalności każdej firmy.
- Kontrole zgodności z branżowymi, standardowymi i regulacyjnymi są wbudowane w codzienną pracę.
- Zautomatyzowane przepływy pracy płynnie gromadzą i zachowują dowody na zgodność.
- Każde otwarcie i edycja treści tworzą elektroniczny ślad audytu.
M-Files integruje się z Microsoft 365 i działa jako jedyny punkt dostępu do wszystkich danych przedsiębiorstwa. Możesz znaleźć, uzyskać dostęp i zarządzać wszystkimi połączonymi danymi, niezależnie od ich repozytorium, za pośrednictwem interfejsów użytkownika Microsoft.
- Dodaj zarządzanie informacjami w dokumentach dostępnych z poziomu Teams.
- Połącz wiadomości e-mail i załączniki w programie Outlook z klientami i projektami.
- Zorganizuj informacje na wielu witrynach SharePoint i przeszukuj je według kryteriów istotnych z punktu widzenia biznesu.
- Uzyskuj dostęp i korzystaj z informacji z repozytoriów innych niż Microsoft bezpośrednio w Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel i PowerPoint.