Optimierung von Investitionen in Microsoft

Erläutern Sie Ihre Informationsmanagementstrategie. Sichern Sie die Produktivität und das finanzielle Ergebnis – integrieren Sie noch heute M-Files mit Microsoft 365.

56% der Organisationen geben an, dass ihre Dokumentenmanagementsysteme nicht mit anderen vorhandenen Systemen integriert sind.

“SharePoint funktioniert sehr gut, aber wir wollten ein System, das nicht von Dateinamen abhängig ist, damit die Leute damit arbeiten können, deshalb haben wir uns für M-Files entschieden. Sie können fehleranfällige Prozesse reduzieren, indem Sie sie in ein Dokumentenmanagementsystem einfügen; Sie verbessern die Qualität Ihrer Arbeit und verkürzen die Zeit, die für deren Ausführung benötigt wird.”

IT-Manager
Britisches Ingenieurunternehmen

HERAUSFORDERUNG 1
INFORMATIONSCHAOS = NIEDRIGE PRODUKTIVITÄT

• Die Microsoft-Tools enthalten keine Richtlinien oder Pläne, wie Informationen verwaltet werden sollen.
• Informationen sind über verschiedene Systeme verstreut; Mitarbeiter können die richtigen Informationen nicht finden.
• Dokumente werden kopiert, die Versionskontrolle versagt, und das Zugriffsmanagement kann sich nicht an Veränderungen anpassen.
• Wissensarbeiter verbringen Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen, sind frustriert und reproduzieren bereits vorhandene Lösungen, was die Produktivität beeinträchtigt.

LÖSUNG

• M-Files verknüpft Microsoft-Systeme und andere miteinander, um eine einzige Informationsquelle für Unternehmensdaten zu schaffen.
• Die Suchmöglichkeiten in M-Files helfen dabei, Informationen auf der Grundlage dessen zu finden, was sie sind, und nicht, wo sie sich befinden.
• M-Files ermöglicht die Kontrolle des Zugriffs auf Dokumente, Versionen, Veröffentlichung und Verteilung.

“80% der Mitarbeiter, die an der Studie teilgenommen haben, gaben an, dass sie Dokumente wiederhergestellt haben, die bereits existierten, weil sie sie nicht im firmeneigenen Netzwerk finden konnten. Jede Abteilung empfand SharePoint als nützliches Tool, da es an ihre Arbeitsweise angepasst war. Was jedoch nicht funktioniert hat, war eine einzige Quelle der Wahrheit für unsere technischen Informationen auf Organisationsebene. Jetzt haben wir M-Files als unser System für das Management von technischen Informationen, das die Automatisierung von Prozessen, die automatische Klassifizierung, die Nummerierung von Dokumenten sowie Workflows mit Überprüfung und Genehmigung unterstützt. Wir haben es auch Lieferanten, Auftragnehmern und Anbietern zur Verfügung gestellt, damit sie die Dokumentenkontrolle direkt in M-Files durchführen können.”

Leiter der digitalen Informationen
US-amerikanisches Unternehmen für Öl und Gas

HERAUSFORDERUNG 2
FEHLENDER INHALTSKONTEXT

• Das Informationsmanagement erfolgt über manuelle Prozesse und die Sorgfalt der Mitarbeiter.
• In M365 fehlen automatisierte Regeln für die Benennung von Dateien oder deren Speicherort.
• Dokumente sind nicht automatisch mit Geschäftsdaten oder -prozessen verknüpft. Geschäftsprozesse müssen manuell verfolgt werden, was Zeit und Geld verschwendet.

LÖSUNG

• M-Files verknüpft Dokumente mit Geschäftsdaten, um den täglichen Workflow und die Prozesse anzutreiben.
• M-Files führt die Benutzer beim Erstellen neuer Inhalte oder beim Archivieren vorhandener Dokumente.
• Details wie der Dateiname, Berechtigungen oder der nächste Gutachter werden automatisiert.
• Workflows, Ansichten, Aufgaben und Benachrichtigungen helfen dabei, den Arbeitsalltag zu organisieren.

Durchschnittlich 4 isolierte Datenrepositorys sind der Durchschnitt, die Unternehmen verwenden, um Informationen zu speichern.

“Die Stärke von M-Files liegt in seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Geschäftsanforderungen. Wir können M-Files in all unseren Unternehmens-Content-Management-Entwicklungsprojekten einsetzen, da die Integration mit anderen Geschäftssystemen reibungslos verläuft.”

Lauri Vanhanen
Leiter der Integrations- und Cloud-Service-Systeme bei Caruna

HERAUSFORDERUNG 3
KOMPLEXE ERFÜLLUNG VON COMPLIANCE-ANFORDERUNGEN

• Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen erfordert zusätzliche Arbeit und basiert auf manuellen Prozessen.
• Audit-Spuren versagen aufgrund von Problemen mit Zugangskontrollen und der Duplizierung von Dokumenten.
• Compliance hält nicht mit dem Geschäftstempo Schritt, und Audits erzeugen unnötige Belastungen.

LÖSUNG

• M-Files automatisiert den Zugriffsschutz, um sich an das Tempo und die Geschäftsregeln jedes Unternehmens anzupassen.
• Branchen-, Standard- und behördliche Compliance-Kontrollen sind in den täglichen Arbeitsablauf integriert.
• Automatisierte Workflows sammeln und archivieren Compliance-Nachweise reibungslos.
• Jede Öffnung und Bearbeitung von Inhalten erzeugt eine elektronische Audit-Spur.

M-Files integriert sich nahtlos mit Microsoft 365 und fungiert als einziger Zugriffspunkt für alle Unternehmensdaten. Sie können alle verknüpften Daten über Benutzeroberflächen von Microsoft finden, darauf zugreifen und sie verwalten, unabhängig von ihrem Speicherort.

• ügen Sie das Informationsmanagement in Dokumenten in Teams hinzu.
• Verknüpfen Sie E-Mails und Anhänge in Outlook mit Kunden und Projekten.
• Organisieren Sie Informationen auf mehreren SharePoint-Websites und durchsuchen Sie sie nach geschäftlich relevanten Kriterien.
• Greifen Sie direkt in Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel und PowerPoint auf Informationen aus Nicht-Microsoft-Repositories zu.